اندیشه مدیریت

چگونگي ساخت و ويرايش فهرست عناوين و واژه ها در word

براي اينكه خواننده بتواند به راحتي به مطالبي كه شما نوشته ايد دسترسي داشته باشد بايـد مطالـب شـما داراي يـك راهنمـاي
تيترهاو عنوانها باشد يعني يك فهرست داشته باشيد . فهرست معمول در آغاز سند شما مي آيد و عناوين اصـلي و فرعـي را بـه
همراه شماره صفحات آنها به شكل يك ليست براي خواننده نشان مي دهد .


wordبراي مشخص كردن ورودي هاي فهرست عنوانها ازاستيل هاي بكار رفته براي سر فـصل هـا heading styles
استفاده مي كند .هنگامي كه شما يك فهرست مي سازيد، عنـاوين سـطح اول (Heading 1) بـالاتر از عنـاوين سـطح دوم
(Heading 2) قرار مي گيرد و به همين شكل ادامه پيدا مي كند .براي ساخت يك فهرست، بايد اول همه مـتن را بنويـسيم
بدون اينكه متن را قالب بندي كنيم .



 درآخر كه تمام متن را نوشتيم بايد در حالتOutline برويم


دراينجا به صفحه آغازين مي رويم و در كنار اولين حرف در سمت راست، كليك مي كنيم :


وبعد مانند شكل زير يك برگه خالي ايجاد مي كنيم .اين برگه براي اين است كه ما فهرست را در اين برگه قرار بدهيم .

                                          
.
اينكار ما يك صفحه را مي شكند و در نتيجه، اولين صفحه ما سفيد مي شود .

نكته:
وقتي ما صفحه را مي شكنيم،فرمت برگه شكسته شده همانند همان صفحه اي مي شود كه ما در آن كليك كـرديم .
 ولـي اگـرگزينهNext Pageرا انتخاب كنيد، صفحه جديد شما بدون فرمت خواهد بود و به ديگر صفحات كاري ندارد .


حال اون متني را كه به عنوان تيتر مي خواهيم در فهرست قرار بگيرد را انتخاب مي كنيم .




اكنون مطابق شكل زير كادر Styles and Formatting را باز مي كنيم

حال با توجه به اهميت تيتري كه داريم، يكي از استيل هاي هدينگ1 و يا هدينگ2 و ... را انتخاب مي كنيم .

پس از اينكه تمام سند را به اين شكل فرمت بندي كرديم، مطابق شكل زير به كادر (Index and Formatting) رفتـه
تالينك فهرست را بسازيم .

خوب اينجا بايد به Table of Contentsهمانطور كه در شكل هستش برويم .كار زيادي لازم نيست انجام بـدهيم . فقـط
درمنوي Tab Leaderمي توانيد نوع خطي كه بين كلمات تا شماره صفحه ايجاد مي شود، تغيير دهيـد . مـثل نقطـه چـين
باشديا يه خط يكسره و ....هر كدوم را كه انتخاب كنيد، نتيجه را در كادر بالاي به شما نشان مي دهد .
همچنين منوي Formats كه در اون پايين هستش، با تغيير اون نوع شكل فهرست شما تغيير مي كنـد . بهتـرين نمونـه را بـر
اساس سليقة خودتون انتخاب كنيد و بعد هم دكمه Okرا بزنيد به همين راحتي يه فهرست ساختيد .

خوب نتيجه كارمون رو مي بينيد ! حال اگر با موس روي هر خط برويد يه كادر مانند بال نشون داده مي شود .با نگه داشتن كليد
كنترل (ctrl) مي توانيد به همون صفحه كه با موس روي اون نگه داشته بوديد برويد .

==============================================

قسمت دوم

ويرايش يك فهرست

حالا كه ما فهرست رو ساختيم ، شايد سفارش دهنده يادش افتاد كه فلان مطلب رو ننوشته و تغيير و تحول لازمه،و يا چند تا عكس آورد كه اينها رو توي فلان صفحه بگذار .
خوب وقتي شما اين كارها رو انجام مي دهيد تمام صفحه بندي شما در برابر آن فهرستي كه ساخته ايد بهم ميخورد. اينجا وقتي كه مطمئن شديد ديگه هيچ چيزي از قلم نيافتاده بايد به ابتداي فهرست رفته و از اولين خط اون ،همه رو انتخاب كنيد . بعد مانند شكل بر روي آنها راست كليك كنيد و بعد گزينه ي update fıeld را برگزينيد.







بعد از اين كار يك كادر باز ميشه مانند شكل زير كه شما 2 انتخاب داريد:






گزينه اول شماره صفحه را تغير مي دهد
گزينه دوم تمام متن را جستجو مي كند و اگر تغييري پيدا كند (كه حتما پيدا مي كند) آنها را به روز مي كند و همه چيز درست مي شود.
در بيشتر موارد گزينه دوم كاربرد دارد . آن را انتخاب مي كنيم .
در پايان همه چيز رو به راه مي شود و شما هم با خيال راحت سندتان را ذخيره كنيد ،مطمئن باشيد يك گام مهم و بزرگ براي حرفه اي شدن در تايپ برداشته ايد.

==============================

بخش دوم

ساختن واژه ها

فهرست واژه ها معمولا در پايان سند مي آيد و عنوان هاي اصلي ،نام جاها ،شهرها،نامهاي اعلام و واژه هاي خاصي كه در سند شما هست را به همراه شماره صفحات و به ترتيب الفبا نشان مي دهد.
براي اينكه يك فهرست واژه بسازيم بايد ابتدا وروديه اي را كه مي خواهيم در اين فهرست باشد مشخص كنيم.

به شكل زير نگاه كنيد
اين يك متن فرمت شده است (يعني استيل ها را به متن داده ايم)حالا بايد كلماتي را كه جزو اسمهاي خاص يا اسامي اعلم ودر كل مهم مي باشند را انتخاب كنيم.

در اينجا مي خواهيم كلمات «ابريشم»و «فن آوري »و «توليد »را در فهرست خود جاي بدهيم .

براي اين كار ابتدا اولين كلمه را انتخاب مي كنيم «فن آوري»را در اولين جايي از سند كه ما انتخاب مي كنيم . بعد به Index Table مي رويم





پس از ورود به Index and Tablesبر روي سر برگ ايندكس كليك كرده و گزينه ي Mark Entry را كليك كنيد .

اكنون كادر (Mark Index Entry)باز شده و شما كلمه اي را كه در سندتان انتخاب كرده بوديد را مي بينيد كه به شـكل
انتخاب شده، در Main entry نوشته شده است :

دكمه ي Mark All را بزنيد .تا تمام كلمات مشابه، در سندتان مشخص شده و در كنارشان يك ورودي (XE) ساخته مي شود


نكته:
توجه كنيد از دكمه Mark Allتنها در زماني استفاده كنيد كه واژه ي انتخابي شما در سرتاسر متن شما وجود دارد؛ ولي اگر تنهايك واژه منفرد را مي خواهيد اضافه كنيد دكمه Markرا بزنيد .
درپايان كارتان كه همه كلمات دلخواه را با اين روش نشانه گذاري كريد بايد دكمه زير را بزنيـد تـا علامتهـا فرمـت، پنهـان
شوند:

اكنون اگر بخواهيد كلماتي را به شكل مثلا « طهران رك تهران » يعني ( رجوع كنيد يا نگاه كنيد بـه :) بـسازيم چـه كـار كنـيم؟
خوب اين هم تقريبا مثل بالا است ولي با كمي تفاوت :


براي اين كار اول با كليدهاي ميانبر (Alt + Shift + X)كادر گفتگوي Mark Index Enrty را فرا مي خوانيم .
دركادر Main entryكلمه اي را كه مي خواهيم ارجاع شود را مي نويسيم كه در اينجا مثلا « بسته بندي »هست :

درمرحله بعد، در كادر Subentry كلمه « پيچيده»را كه مثل معادل « بسته بندي »هست و در متن ما هـم وجـود دارد، مـي
نويسيم

اكنون روي سندتان كليك كنيد تا فعال شود و كلمه «بسته بندي »را كه مي خواهيم ارجاع شود، انتخاب مي كنيم :

همانگونه كه در عكس بالا مي بينيد، وقتي كلمه درون سند را انتخـاب مـي كنيـد بايـد دوبـاره روي كـادر گفتگـوي Mark
Index Entryكليك كنيد تا فعال شود .با اين كار شما كلمه اي را كه در كادر Subentry نوشته بوديم پاك مي شود .
اكنون بايد از قسمت Optionگزينه اول را برگزينيد و در كادر آن و در كنار كلمه See كلمه اي را كه مـي خـواهيم بـه آن
ارجاع شود را مي نويسيم كه «پيچيده»»است .در پايان هم دكمه Mark را مي زنيم و كادر را مي بنديم .

نكته:
دراينجا تنها Markرا زديم .اگر Mark Allرا بزنيد كلمه اولي به تمام كلمه ارجاع شده كه در همه صـفحات سـندتان هـست ارجاع داده مي شود و كارتان خراب مي شود

اكنون كاري ديگر نمانده مگر اينكه فهرست را بسازيم . مراحل اين كار هم مانند فهرست عناوين هست . در انتهاي سندتان بايـد
يك صفحه ي خالي درست كنيد و در ابتداي آن كليك كنيد .حال مسير زير را برويد :


بااين كار همان كا در آشنا مي آيد ولي اين بار با همان Tab اولي كار داريم يعني . Index خوب از اون منوي پـايين افتـادني،
يكي از مدلها را انتخاب كنيد كه نتيجه نهايي رو توي كادر بالاي مي بينيد . هر كدام را كه پسنديديد انتخاب كنيد و در آخر هم
OKرا بزنيد و تمام .

تبريك مي گويم شما فهرست واژه ها را آموختيد و آن را ساختيد .اين هم نمونه پاياني كار ما :

اگر هم بخواهيم كه اين فهرست را هم update كنيم كافيست تا روي فهرست واژه ها راست كليك كرده و گزينه ي update filed را انتخاب كنيد.


اكنون دو مورد از پر كاربردترين مسايل word را آموختيد .
نظرات شما در بهبود مطالب ياري كننده ماست.
tafakoribartar@gmail.com

pnutbz.blogfa.ir